既存取引先の管理方法　（２）債権管理と限度管理で異常検知

債権管理と限度管理で異常検知

1) 債権管理の方法

① 回収異常の検知

決済日に取引先から販売代金の入金があった場合、どの販売代金が入金されたかを、取引先別の売掛金管理表や請求書の控えなどと照らし合わせることで確認します。経理部門は、請求と入金の金額が一致していることが確認できれば、売掛金を消去します。これを消し込み処理といいます。

未入金があったり、不一致があったりした場合、何らかのトラブルが発生している可能性があるため、「回収異常」としてすぐに対処する必要があります。

また、手形入金が遅れている場合や、回収した手形の決済期日が条件と違う場合、回り手形で回収する条件なのに単名手形で支払ってきた場合なども同様に「回収異常」として対応します。

② 回収異常の原因調査

社内調査、取引先へのヒアリングなどで調査しますが、原因としては以下のような理由が考えられます。

「（3) 取引先の資金不足」の場合は、非常に危険な状態と言えますので、債権の保全・回収に動く必要があります。取引先へのヒアリングは、取引先に肩入れすることなく、冷静に客観的に事実を把握することが重要です。また連絡を取る際は、必ずいつ支払ってもらえるのかを確認するようにします。

２）限度管理の方法

① 与信残高と与信限度額の突き合わせ

集計した取引先ごとの債権残高と、設定している与信限度額を突き合わせ、債権残高が与信限度額を超過していないかを定期的にチェックします。毎月の月末（締め日）の債権残を集計して、比較する場合が多いです。与信限度額の超過が確認された場合、すぐに与信残高が増加している理由について確認します。

「（1) 取引先の業況好調」や「（2) 自社商品の競争力」の場合は、不安視する必要はありませんが、それ以外の場合は、取引先の業況が悪化している可能性があり、債権保全・回収などの対応策を立てる必要があります。

しかし、1) や 2) の場合であっても、債権の増加があらかじめ把握できているのであれば、与信限度額の増額を事前に申請し、決して与信限度額を超過しないようにします。超過をした場合には改善策を講じるようにするべきでしょう。

このように、与信限度額の超過は、取引先や取引自体の異変、社内体制の不備に気付く良いきっかけとなりますので、必ず原因を追及します。

② 与信限度超過の対応

債権残高が与信限度額を超過している場合は、担当部署は管理部門と調整し、その解消策を講じて実施します。具体的には、与信限度額を増額するか、債権額を圧縮するかのどちらかとなります。

３）リスモンクラウド型サービスで効率化を

債権管理・限度管理は、顧客情報管理システムを経理システムなどと連携させ、自動的に異常を抽出ができるようにし、効率的な運用を行うべきです。

リスモンのクラウド型サービスは、サービスの中に保管された顧客情報と会員様の経理システムを連携し、それに申請・決裁システムまで拡大させ、会員様の運用に合ったカスタマイズ型のシステムを開発・提供しております。

システム投資の予算化から仕様確定、実施には多くの時間と労力とコストが伴いますので、その短縮につなげることができます。